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累死你的不是工作,而是工作方法

来源:众力加速度   时间:2018-07-06   云阳人才网

导语

人在职场,每天有如陀螺般忙得转个不停,大家抱怨着工作苦,工作累,工作辛苦没的睡。


但是仔细思量,如此这般,到底是工作量太大?老板太苛刻?还是自己效率低,工作方法有问题?


也许大多数情况下是因为我们没有学会如何聪明地做事,掌握对的工作方法,才让自己每天累得半死。


本文作者特意整理了如下15种可以优化工作流程和提高效率的方法,帮助你更高效轻松地完成工作。



1

做日/周工作计划并经常回顾


不管你习惯用PPT,Excel或是其他办公软件,一定得给自己制定个日/周工作计划,包括上周工作进展和本周工作计划。


针对每一项工作或任务,都要详细标注开始和截止时间,交付物是什么,需要对接的有哪些部门和同事,有什么样的KPI等等。


这样方便自己定期回顾任务的状态,是待开始,进行中,延误还是取消,有利于自己针对不同情况采取下一步措施。


2

会议前的高效准备


参加会议时,我经常看到一些人匆忙坐下,一脸茫然地看着主持人,被问到项目进展,支支吾吾,一看就是没有什么准备。


为了避免这种尴尬局面,需要提前做这些准备:


  • 提前看看会议日程,和自己相关的部分主要涉及什么话题;

  • 是否需要对上次未完成事项进行更新;

  • 是否需要提前搜集和准备数据,资料及文件;

  • 是否需要提前听取有关部门意见等等。


3

学会判断任务优先级


每天手头的工作很多,既有正在进行中的,也有被领导和同事临时甩过来的,如果不分轻重缓急,就会感觉毫无头绪,倍感焦虑。


因此需要学会根据这样两个维度判断任务的先后顺序。即:


  • 重要性(重要vs.不重要 )

  • 紧迫性(紧急vs.不紧急)


根据这两个维度可以划分出4个象限,将待办事项依次放入4个象限,就可以清晰判断出,紧急而重要的事情一定是最有优先级,需要马上处理的。


4

多种沟通渠道并用,

而不是单纯依赖于邮件


电子邮件俨然已经成为企业内部交流和沟通的基本和重要工具。发送文件,会议通知,讨论问题,汇报工作无一例外都是通过邮件完成。


但如果此时你完全依赖邮件一个沟通渠道,会发现有时真的会坏事,尤其重要或紧急的工作。


因为邮件不是即时通讯系统,人们不是随时在线或者随时可以回应的,比如会议中或外出时间,就无法做到随时回复。


所以如遇紧急重大问题或通知,一定记得打电话反复确认,确保万无一失。


5

未完成事项提醒


有的人非常喜欢将“告示贴”(或叫“口水贴”)贴在工位搁板上,上面写满了待办事项或需要特别提醒或关注的事项。这的确是个很好的办法。


小小一块贴纸,记录了事项的重点,比如时间,电话,找谁。醒目地提醒和督促你这件事情还没完成,需要赶紧搞定,因为你肯定接受不了一张贴纸在那里好几天都岿然不动。


一旦完成,你就可以放心大胆地撕下去。然后将新的待办重要事项贴上去,颇有成就感。


6

先梳理一天工作内容


为了避免自己一天忙得昏天黑地,在早上刚到办公室,头脑清醒的时候,将自己的日历(或者电子日历)打开,看看今天的主要工作内容有哪些,然后根据优先级分配自己的工作时间和精力。


这样就可以让自己做到心中有数,不仅不会遗漏重要工作,还会容易把控节奏,自信满满迎接新一天。


7

番茄工作法


就是选择一个待完成的任务,将番茄时间设为25分钟,专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后在纸上画一个X短暂休息一下(5分钟就行),每4个番茄时段多休息一会儿。


这样我们就会比较容易专注在工作本身,而不容易走神或下意识地刷手机。因为人的注意力一旦被打断,重新开始回到之前的状态需要花费更长的时间。



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